ルールや仕組みは作るより定着させる方が難しい

ノートパソコンにBitlockerなどのHDD暗号化を導入したのにパスワードを記載した付箋が貼付されてしまうと導入した意味がなくなってしまいます。
折角導入したルールや仕組みが守られないのであれば意味がありません。
ルールや仕組みを定着させるために重要な4つのことをお話したいと思います。

1. ルールや仕組みの目的が伝わっていない

そのルールや仕組みが何のために作られたのかといった目的や経緯、メリット、デメリットをしっかりと説明する必要があります。
これを怠ってしまうと重要性が理解されずにメンバーに軽視されてしまいます。

また、目的がしっかり伝わっている場合にはちょっとしたイレギュラーが発生しても柔軟に対応ができますし、ルールや仕組みの改善につなげることもできます。

2. ルールや仕組みが認知されていない

ルールや仕組みを作成されてもメールやチャットで流しただけではすぐに忘れられてしまいます。
ルールや仕組みは資料やツールなどでいつでもみれる状態にしておき、新しく着任したメンバーにも必ず確認してもらいましょう。

認知させるためには必要に応じて適宜更新すること、繰り返し周知することが必要です。
また、ルールや仕組みを守ったことによる成功事例も合わせて伝えることで認知と遵守する意識が高まります。

3. ルールや仕組みが現場に即していない

ルールや仕組みは一方的に押し付けるのではなく、実際にルールや仕組みを守る側の意見も吸い上げて調整する必要があります。
現場に即していないルールや仕組みにならないよう導入前にメンバーにヒアリングを行うことが効果的です。
ルールを守っていたら仕事にならないと思われてしまってはマネジメントが崩壊してしまいます。

4. ルールや仕組みの逸脱が放置されている

ある人のルールや仕組みの逸脱を放置していると、他の人にも伝播し、結果的に多くの人が守らなくなってしまうことになります。
ルールや仕組みの逸脱については毅然とした態度で臨む必要があります。
その際、ルールや仕組みに不備があるのであればそれについては積極的に改善させましょう。

逸脱だけではなく、ルールや仕組みを遵守したこともしっかりと評価し、感謝を伝えることも重要です。

ここまでルールや仕組みを定着させるために重要な4つのことをお話しました。
タイトルにもある通り、ルールや仕組みは作るより定着させる方が難しいのです。
関係者全員が気持ちよく仕事に取り組むことができるようにルールや仕組みの改善に取り組みましょう。