連絡事項を口頭だけで済まさない

プリセールスや営業顧問をしてきた中でたくさんの営業やエンジニアをみてきましたが、仕事上の大事な内容を口頭だけで済まそうとする人が少なくありませんでした。
ビジネスをするのであれば、大事な内容は口頭だけで済まさずに情報を整理してメールでもお伝えすることが重要で次のようなメリットがあります。

1. 自分の頭の中を整理するに繋がる

口頭で話す際には、考えた内容をリアルタイムでお伝えすることになるので冷静になってみると抜け漏れや曖昧な説明になっている場合があります。
改めて文章にすることで抜け漏れや曖昧な説明を排除し、新たな課題に気付くなど自分の考えを整理することができます。

2. 認識の齟齬を減らす

口頭のやり取りでは聞き逃したり、内容を聞き違えたりすることはしばしば起こります。
メールを使えば文書として残るため、後から確認が可能になり、双方の認識齟齬を減らすことができます。

3. 1対1ではなく1対多のコミュニケーションが可能

口頭や電話は基本的に1対1のコミュニケーションですが、メールを使えば同じ内容を複数の関係者に同時に伝えることができます。
これにより情報共有の効率が大幅に向上します。また、関係者全員が同じ情報を共有することによってプロジェクトやタスクを効率的に進めることができます。

また、仕事上の大事な内容を口頭だけで済ませていると相手によっては「口約束なら『そんなことは言わなかった』と逃げられる」「メールや文書だと記録が残って責任を負うことになる」と考えているのではないかと疑念を抱かれる場合があります。
そんなこと思う人は少ないのでは？と思うかもしれません。
多くのプリセールスや営業はお客様と隣合せで仕事をしている訳ではなく、お客様との接点は非常に限られています。
このように限られたお客様との接点においては一挙手一投足にすら気を遣って丁寧且つ真摯な行動を心掛けましょう。
口頭で話した内容をメールでもお伝えするというのが丁寧且つ真摯な行動の1つです。

ここまでで連絡事項は口頭だけで済まさないという内容でお話しました。
日々の業務で口頭でのやり取りで済ましてしまうことがある方は大事な内容は口頭だけで済まさずに情報を整理してメールでもお伝えすることを心掛けましょう。